Die Zahl der KI basierten Tools oder Features explodiert. Täglich entstehen neue Tools, Features oder Weiterentwicklungen bestehender KI-Lösungen. Wer soll da noch den Überblick behalten? Und viel wichtiger: Was machen Sie als Eventmanager:in mit der Flut an Nachrichten und Tools in Ihrem Berufsalltag? Das erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.
Warum Sie KI einsetzen sollten
KI ist mehr als ein Hype. KI ist ein guter Helfer und kann Ihr Event-Management deutlich leichter und effizienter gestalten. Konkret profitieren Sie von diesen Vorteilen:
- Effizienzsteigerung:
KI kann für Sie zeitraubende Aufgaben automatisieren und manuelle Prozesse optimieren. So steigern Sie die Effizienz und Produktivität Ihres gesamten Event-Managements.
- Kosteneinsparung:
KI kann die Kosten durch Automatisierung, Ressourcenoptimierung und Vermeidung von manuellen Fehlern senken.
- Verbesserte Zufriedenheit der Teilnehmenden:
KI kann durch Personalisierung, maßgeschneiderte Interaktionen und einen reibungslosen Ablauf die Zufriedenheit Ihrer Teilnehmenden verbessern.
- Erhöhte Rentabilität:
KI kann durch gesteigerte Effizienz, Kosteneinsparungen und eine verbesserte Zufriedenheit Ihrer Zielgruppe die Rentabilität Ihrer Veranstaltungen steigern.
- Datenbasierte Entscheidungsfindung:
KI kann Ihnen als Event- oder Marketingprofs durch Datenanalyse und -visualisierung fundierte Entscheidungen ermöglichen.
Natürlich können Sie auch durch andere Maßnahmen z.B. eine Effizienzsteigerung, Kosteneinsparungen oder datenbasierte Entscheidungen realisieren. Die Möglichkeiten von und mit KI jedoch sind “relativ neu”, weshalb wir Ihnen im nächsten Abschnitt vorstellen, was Sie konkret mit KI im Event-Management umsetzen können.
Wofür Sie KI im Event-Management einsetzen können
“Es gibt nichts, was es nicht gibt” – könnte auch eine treffende Aussage mit Blick auf die Vielzahl und Diversität von KI-Tools lauten. Von KI-basierten Untertiteln für Videoaufzeichnungen über Chatbots, die mit Ihrem Publikum auf Ihrer Website interagieren bis zu KI-basierten Reisetipps, KI-generierten Songs, Workout-Vorschlägen und Rezeptideen. Doch was davon können Sie im Event-Management nutzen? Schauen wir uns daher genauer an, was Sie mit KI im Berufsalltag als Event- oder Marketingprofi realisieren können.
1. Kreativität und Innovation
Nutzen Sie KI schon in der frühen Phase Ihrer Eventplanung. KI kann Ihnen als Eventmanager:in helfen, neue Ideen für Eventkonzepte, Marketingkampagnen und Teilnehmenden-Erlebnisse zu entwickeln. Betrachten Sie sie als Inspirationsquelle – für komplett neue Konzepte oder auch nur für graduelle Erweiterungen oder Änderungen. Darüber hinaus kann KI Sie dabei unterstützen, Marketingmaterialien, Social-Media-Beiträge und Präsentationen zu erstellen. So sparen Sie viel Zeit und Ressourcen. Analysieren Sie zudem mithilfe von KI Branchen-Trends und vergleichen Sie Benchmark-Daten mit Wettbewerber:innen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und auch morgen noch innovative Veranstaltungen gestalten zu können.
2. Personalisierung und Teilnehmenden-Erfahrung
Je größer die Veranstaltung und je größer Ihre Zielgruppe, umso mehr Potenzial liegt hier. Denn KI kann Teilnehmenden basierend auf ihren Interessen und Präferenzen personalisierte Veranstaltungsinhalte, Sessions und Aktivitäten empfehlen. Besser und schneller als ein Mensch das oftmals könnte – wenn die darunter liegenden Daten stimmen. So können Sie signifikant die Zufriedenheit Ihrer Teilnehmenden verbessern.
Darüber hinaus können KI-gestützte Chatbots Teilnehmenden rund um die Uhr Support bieten, Fragen beantworten und Probleme lösen. Das verbessert ihre Zufriedenheit zu und reduziert die Arbeitsbelastung Ihres Personals.
Ebenfalls sehr wertvoll kann eine KI-basierte, dynamische Preisgestaltung sein. Denn KI kann Ticketpreise basierend auf Nachfrage, Marktbedingungen und Teilnehmenden-Verhalten optimieren. Das maximiert Ihren Umsatz und verbessert die Rentabilität.
Ebenso kann KI kann Teilnehmende mit ähnlichen Interessen und Zielen miteinander verbinden bzw. sie einander vorschlagen, um die Interaktion und den Wissensaustausch auf Ihren Events zu fördern. Das könnten zwar auch “schlichte” Algorithmen, doch je komplexer und größer Ihr Event und Ihre Zielgruppe, desto hilfreicher und genauer werden die KI-basierten Vorschläge.
3. Datenanalyse und Entscheidungsfindung
Nutzen Sie KI, um Massen von Umfrageergebnissen und Feedbackdaten zu analysieren. So erkennen Sie leichter Trends und Verbesserungsmöglichkeiten, um zukünftige Veranstaltungen noch passender gestalten zu können.
Zudem kann KI - wenn Sie die Daten zur Verfügung stellen - den Return on Investment (ROI) Ihrer Veranstaltungen messen und den Erfolg von Marketingkampagnen analysieren, um datenbasierte Entscheidungen zu treffen. Sie kann außerdem potenzielle Risiken und Herausforderungen im Zusammenhang mit Ihren Veranstaltungen identifizieren und proaktiv Maßnahmen ergreifen, um Probleme zu vermeiden.So gibt es schon heute KIs, die Unwetter vorhersagen und damit Warnungen “aussprechen” können.
4. Automatisierung von Aufgaben
Für viele Eventplaner:innen liegt hier großes Potenzial. Denn nach wie vor werden in der Praxis zahlreiche Aufgaben manuell umgesetzt. KI-gestützte Tools können personalisierte E-Mails versenden oder Aufgaben zuweisen, Fristen überwachen und Fortschritte verfolgen, um den Überblick über komplexe Projekte zu behalten und sicherzustellen, dass Sie nichts vergessen. Sie können mit KI Social-Media-Beiträge planen und veröffentlichen oder Gespräche mit Teilnehmenden in sozialen Medien führen und vieles mehr.
Die Grenzen von KI
KI hat zahlreiche Grenzen. In der Praxis sind es wohl vermutlich diese drei, die hauptsächlich für die Grenzen von KI “verantwortlich” sind:
- Der richtige Prompt
So wie wir Anfang der 2000er lernen mussten, richtig zu googeln, müssen wir heute lernen, richtige Befehle der KI zu geben. - Die richtigen Daten
Oder auch der benötigte Zugriff auf die richtigen Daten. Gerade mit Blick auf die DSGVO kann die Auswertung der richtigen Daten schnell zu einer Hürde beim Einsatz von KI werden. - Die KI halluziniert
Die Zuverlässigkeit bzw. Richtigkeit der Ergebnisse lässt doch an einigen Stellen zu wünschen übrig. Was hauptsächlich an dem Modell oder an den damit gefütterten Daten liegt.
Prüfen Sie also stets die Ergebnisse, die Ihnen ein KI-basiertes Tool präsentiert. Nutzen Sie sie vor allem als Inspiration und als Abkürzung im Berufsalltag.
KI in der Praxis des Event-Managements
Lassen Sie sich von KI helfen, gerade im konzeptionellen Bereich und im Event-Marketing können Sie vieles mithilfe von ChatGPT, Google Gemini und Co. bereits kostenfrei realisieren.
Fragen Sie die KI konkret nach
- einem passenden Eventkonzept
z.B. für eine 2-tägige B2B-Konferenz mit interaktiven Sessions zugeschnitten auf Ihre Zielgruppe - der Erstellung von Personas für eine individuellere Kommunikation mit Ihrer Zielgruppe
- einem umfassenden Marketingkonzept mit allen Newslettern, Social-Media-Posts und Podcast-Folgen der nächsten 6 Monate,
Lassen Sie sich außerdem beim Content erstellen von KI helfen. Sie können sich passende Texte für Postings, für Newsletter oder für Nachfass-E-Mails erstellen lassen. Neben den Texten können Sie zudem mit einer Vielzahl von Tools schon heute Videos erstellen, übersetzen oder auch einzigartige Bilder mit generativer KI erstellen. Diese KI-Bilder sind nicht Ihr Fall und passen nicht zur Zielgruppe? Dann schauen Sie einmal in die fertigen Bibliotheken von Anbietern wie Adobe oder verbessern Sie mit wenigen Klicks - KI-basiert - die Qualität der Ihnen gelieferten Bilder z.B. mit Canva. Noch nie war freistellen, Motive erweitern, Bilder vergrößern und vieles mehr so einfach und so gut wie heute.
Ausblick in die Zukunft von KI
Wie bereits erwähnt, liegt großes Potenzial in der Automatisierung von Aufgaben und der Datenauswertung. Allerdings müssen wir dazu der KI auch die benötigten Daten zur Verfügung stellen. Gerade hier bestehen heute große Hürden, vor allem mit Blick auf die DSGVO und die Sicherheit von Daten.
Fazit
KI ist deutlich mehr als ein Hype. KI unterstützt schon heute viele Prozesse im Event-Management; vor allem jedoch im Event-Marketing. Probieren Sie einmal verschiedene Tools aus und lassen Sie sich helfen, unter anderem vom KI-Schreibassistenten von Cvent.
